Datenschutzhinweis

Informationen über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gegenüber dem Betroffenen gem. Art. 13, 14 und 21 DSGVO bei der Nutzung des Chatbots.

Die Unternehmensgruppe Gegenbauer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf Basis der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

1. Verantwortlicher

Gegenbauer Wohnservice GmbH
Eisenhutweg 108
12487 Berlin

Tel. +49 (0) 30 44670-0
Fax +49 (0) 30 44670-90101
E-Mail: info@gegenbauer.de
Website: www.gegenbauer.de

Soweit wir als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig werden, sind nicht wir, sondern der jeweilige Auftraggeber Verantwortlicher (dies kann z.B. Ihr Vermieter sein).

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Gegenbauer Wohnservice GmbH
Eisenhutweg 108
12487 Berlin

Tel. +49 (0) 30 44670-0
Fax +49 (0) 30 44670-90101
E-Mail: datenschutz@gegenbauer.de

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage

a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs.1 Buchst. b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zuge der Nutzung des Chatbots erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung eines zwischen Ihnen und uns bzw. zwischen unserem Kunden (z.B. Ihr Vermieter) und uns bestehenden Vertrages über die Erbringung von Dienst- und Werkleistungen sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, wie etwa der Erstellung von Aufträgen, Anfragen oder Verträgen oder anderer auf einen Vertragsabschluss gerichtete Forderungen. Die Verarbeitung kann ferner zur Durchführung eines Vertrages erfolgen, bei der wir keine Vertragspartei sind, Sie oder unser Kunde den Vertrag jedoch mit einem Dritten geschlossen haben, der uns mit der Erfüllung einzelner ihn betreffender Pflichten aus diesem Vertragsverhältnis beauftragt hat.

Mit Hilfe des Chatbots ist es für Sie möglich, Anfragen und Aufträge abzugeben, Wir haben im Zuge dessen die Möglichkeit, Anfragen und Aufträge anzunehmen.

Darüber hinaus richten sich die Zwecke der Datenverarbeitung nach den konkreten geschuldeten Dienst- und Werkleistungen oder Produkten und können neben der klassischen Leistung unter anderem auch Bedarfsanalysen, Beratungen und Betreuung umfassen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung sind den jeweiligen (auch vorvertraglichen) Vertragsunterlagen zu entnehmen sowie unter www.gegenbauer.de/kdn.

Kunden, Lieferanten sowie Vertriebs- und Kooperationspartner kontaktieren wir während der Geschäftsbeziehung unter Verwendung der übermittelten Daten. Mitgeteilte Beschränkungen bei der Verwendung werden berücksichtigt.

b) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung besteht ferner, wenn Sie uns zuvor eine Einwilligung für den entsprechenden Verarbeitungszweck erteilt haben. Der Verarbeitungszweck ergibt sich aus einer Einwilligungserklärung. Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt. Den Widerruf können Sie richten an widerruf@gegenbauer.de.

c) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs.1 Buchst. c DSGVO)

Eine Verarbeitung kann ferner aufgrund von steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten erfolgen, die auf gesetzlichen Vorgaben beruhen.

d) Im Rahmen der lnteressenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)

Im Einzelfall ist es ferner erforderlich, Ihre Daten zu weiteren Zwecken zu verarbeiten, wobei dies auf einem berechtigten Interesse von uns oder Dritten beruht. Hierzu zählen unter anderem folgende Zwecke:

  • Bearbeitung von sonstigen Kontaktaufnahmen eines Betroffenen/Nutzers, die dieser über die bereitgestellte E-Mail-Adresse an uns sendet und nicht die Vorbereitung, Durchführung oder Beendigung eines Vertrages betreffen
  • Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (etwa im Rahmen der Benennung als Ansprechpartner, wenn Sie selbst nicht der Vertragspartner sind, sondern etwa nur ein Mitarbeiter unseres Vertragspartners bzw. Interessenten)
  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und zu direkter Kundenansprache
  • Werbung, Markt- und Meinungsforschung oder Kundenbefragungen, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
  • Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
  • Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
  • Verhinderung von Straftaten und Sammlung von Beweismitteln
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
  • Risikosteuerung in der Unternehmensgruppe Gegenbauer
  • Bearbeitung von Schadensersatzansprüchen und Versicherungsschäden einschließlich der gerichtlichen Geltendmachung oder Abwehr
  • Im Rahmen einer Due-Diligence

4. Kategorien der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten

Folgende Kategorien können bei der Nutzung des Chatbots verarbeitet werden:

  • Daten zur Person (z.B. Anrede, Name, Vorname, Funktion, Anschrift, IP-Adresse)
  • Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
  • Vertragsstammdaten (z.B. Firmenname, Daten im Zusammenhang mit dem Auftrag, Angaben zu Drittbegünstigten/Drittgläubigern, Mietvertragsnummer)
  • Leistungs- und Auftragsdaten (z.B. angefragte/beauftragte Bestelldaten/ Auftragsdaten, Startdatum, Enddatum, Schadenmeldung, Terminauswahl, ggf. Einbruchsmeldungen, Angaben, ob eine Hausratversicherung besteht)
  • Verbesserungsvorschläge, die Sie uns mitteilen.
  • Server-Log-Files
    • Session-ID
    • Analysedaten von Fehlern, die bei einem Benutzer auftreten inkl. Fehlerdokumentation und teils der Benutzer-ID
    • Benutzerspezifische Einstellungen

5. Cookies

Die Anwendung verwendet so genannte Cookies. Hierbei handelt es sich um Textdateien, die in bzw. von Ihrem Internetbrowser auf Ihrem Computersystem gespeichert werden. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG.

Technisch notwendige Cookies:

  • Session-Cookie (Name beginnt immer mit JSESSIONID): enthält eine Session-ID, um die Verbindung zur Webseite (Anmeldemaske) herzustellen (Speicherdauer: Session-Cookie wird nach Beendigung der Browsersitzung gelöscht)
  • cookie_user_id: erhebt die IP-Adresse und anonymisiert sie zu einer zufällig generierten, einmaligen UUID („Kontaktnummer“), um die Chatbot-Konversation während dem Besuch und der Navigation auf der Website aufrecht zu erhalten (Speicherdauer: cookie_user_id läuft nach 7 Tagen ab)

6. Empfänger und Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Die Unternehmensgruppe Gegenbauer hat sich dazu entschlossen, einzelne Verarbeitungstätigkeiten zu zentralisieren. Aus diesem Grund können innerhalb der Unternehmensgruppe diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten bekommen, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies erforderlich ist, an von uns eingesetzte Dienstleister übermittelt, die sich uns gegenüber zusätzlich auf die Wahrung der datenschutzrechtlichen Grundsätze zu verpflichten haben (z.B. Bots4You GmbH in 57555 Mudersbach, zwecks Bereitstellung, Nutzung, Support und Weiterentwicklung des Chatbots sowie die PitCup GmbH in 69115 Heidelberg, zwecks Erstellung, Bearbeitung und Monitoring
von Aufträgen etc.).

Ihre Daten können ferner an Unternehmen übermittelt werden, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind. Dies können sein: Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services, Controlling, Datenvernichtung, Einkauf/Beschaffung, Flächenmanagement, Beitreibung, Kundenverwaltung, Marketing, Medientechnik, Meldewesen, Research, Risikocontrolling, Telefonie, Videolegitimation, Webseitenmanagement, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Zahlungsverkehr. Sonstige Dritte erhalten von uns nur personenbezogene Daten, wenn gesetzliche Bestimmungen dies vorsehen, Sie eingewilligt haben oder wir ein berechtigtes Interesse verfolgen. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
  • Haftpflichtversicherungen (etwa in Fällen von Versicherungsschäden)

7. Herkunft der personenbezogenen Daten

sonenbezogene Daten können wir von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung bzw. der Nutzung des Chatbots erhalten.

Personenbezogene Daten können darüber hinaus, soweit dies rechtlich zulässig ist, von anderen Unternehmen der Unternehmensgruppe Gegenbauer oder sonstige Dritte (z.B. Arbeitgeber, Kunde) an uns übermittelt werden. Diese Übermittlung kann etwa aufgrund einer Geschäftsbeziehung, eines berechtigten Interesses, einer Auftragsverarbeitung oder einer von Ihnen gegenüber dem Dritten oder dem Unternehmen der Unternehmensgruppe erteilten Einwilligung erfolgen. Eine Übermittlung kann aber zum Beispiel auch zur Erfüllung von Verträgen, die mit Ihnen bestehen, erforderlich sein.

Personenbezogene Daten entnehmen wir darüber hinaus im Einzelfall auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet).

8. Datenübermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (sogenannte Drittstaaten) findet grundsätzlich nicht statt. Etwas Anderes gilt nur, soweit dies zur Durchführung des mit Ihnen bestehenden Vertragsverhältnisses zwingend erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

9. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Ist die Verarbeitung nicht mehr erforderlich, werden die Daten von uns gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen unsererseits dem entgegenstehen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können sich insbesondere aus dem Handels- und Steuergesetz ergeben und betragen zwischen 2 und 10 Jahren. Ein berechtigtes Interesse kann bei der Erhaltung von Beweismitteln vorliegen. In diesem Fall erfolgt eine Löschung nach Ablauf der jeweils geltenden Verjährungsfristen. Diese können bis zu 30 Jahren betragen; die Regelverjährung beträgt jedoch 3 Jahre.

Die Server-Log-Files werden nach 7 Tagen gelöscht. Der Session-Cookie wird nach Beendigung der Browsersitzung automatisch gelöscht.

Ist eine Löschung nicht möglich, wie etwa für Daten, die in einem elektronischen Archivsystem gespeichert sind, werden diese Daten für eine weitere Verarbeitung gesperrt.

10. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Zur Durchführung einer mit Ihnen bzw. mit unserem Kunden bestehenden Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme der Geschäftsbeziehung und Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind. Zur Bearbeitung der über den Chatbots gestellten Anfragen bzw. erteilten Aufträge ist es notwendig, die erforderlichen personenbezogenen Daten bereitzustellen. Eine Bereitstellungspflicht kann ferner aus dem Gesetz folgen. Ohne diese Daten können wir regelmäßig keinen Vertrag schließen bzw. Produkte bereitstellen und Dienstleistungen erbringen.

11. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) der Sie betreffenden personenbezogenen Daten,
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) der Sie betreffenden personenbezogenen Daten,
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).

Bei Vorliegen der in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen können Sie von uns den Erhalt Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns auf Grund einer Einwilligung oder eines Vertrages bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Zur Geltendmachung all dieser Rechte sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an die unter Punkt 2 genannten Kontaktdaten wenden.

Sie haben ferner hat das Recht auf eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
mailbox@datenschutz-berlin.de

Weitere verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe, die Ihnen möglicherweise zustehen, bleiben hiervon unberührt.

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Sie haben jederzeit das Recht, aus persönlichen Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist (Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Ihren Widerspruch und dessen Begründung richten Sie bitte an widerruf@gegenbauer.de.

Wir werden anhand der von Ihnen angegebenen Gründe unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von einem Monat nach Zugang Ihres Widerspruchs, prüfen, ob wir zur Löschung Ihrer Daten verpflichtet sind, oder eine weitere Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zur Wahrung überwiegender schutzwürdiger Interessen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Über das Ergebnis unserer Prüfung werden wir Sie schriftlich oder in Textform unterrichten.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) findet in der Unternehmensgruppe Gegenbauer nicht statt. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.

Stand: 05/2023

1. Datenschutz auf einen Blick

ALLGEMEINE HINWEISE

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

DATENERFASSUNG AUF DIESER WEBSITE

WER IST VERANTWORTLICH FÜR DIE DATENERFASSUNG AUF DIESER WEBSITE?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur Verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

WIE ERFASSEN WIR IHRE DATEN?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

WOFÜR NUTZEN WIR IHRE DATEN?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

WELCHE RECHTE HABEN SIE BEZÜGLICH IHRER DATEN?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

ANALYSE-TOOLS UND TOOLS VON DRITT­ANBIETERN

Beim Besuch dieser Website kann Ihr Surf-Verhalten statistisch ausgewertet werden. Das geschieht vor allem mit sogenannten Analyseprogrammen.

Detaillierte Informationen zu diesen Analyseprogrammen finden Sie in der folgenden Datenschutzerklärung.

2. Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

EXTERNES HOSTING

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.

Wir setzen folgenden Hoster ein:

pinkiwi GmbH & Co. KG
Dr.-Karl-Aschoff-Straße 9
55543 Bad Kreuznach

Geschäftsführer: Michael Gläßer, Judith Jacoby, Steve Jacoby
Sitz: Bad Kreuznach . AG Bad Kreuznach . HRA 20484 . USt-ID DE277727427
PHG: pinkiwi Beteiligungs-GmbH . Sitz: Bad Kreuznach . AG Bad Kreuznach . HRB 21214

ABSCHLUSS EINES VERTRAGES ÜBER AUFTRAGSVERARBEITUNG

Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung mit unserem Hoster geschlossen.

3. Allgemeine Hinweise und Pflicht­informationen

DATENSCHUTZ

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

HINWEIS ZUR VERANTWORTLICHEN STELLE

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Apleona GmbH
An der Gehespitz 50
63263 Neu-Isenburg

Telefon: +49 (0) 6102 45-3499
E-Mail: info@Apleona.com

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

SPEICHERDAUER

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen  Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

GESETZLICH VORGESCHRIEBENER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Apleona GmbH
René Raumanns
Konzerndatenschutzbeauftragter
An der Gehespitz 50
63263 Neu-Isenburg

Telefon: +49 (0) 6102 45-3810
E-Mail: Datenschutz.FS@Apleona.com

Gegenbauer Holdung SE & Co. KG
Mareike Dreßler
Konzerndatenschutzbeauftragte
Eisenhutweg 108
12487 Berlin

Telefon: +49 (0) 30 4467077466
E-Mail: Datenschutz@gegenbauer.de

HINWEIS ZUR DATENWEITERGABE IN DIE USA UND SONSTIGE DRITTSTAATEN

Auf unserer Website sind unter anderem Tools von Unternehmen mit Sitz in den USA oder sonstigen datenschutzrechtlich nicht sicheren Drittstaaten eingebunden. Wenn diese Tools aktiv sind, können Ihre personenbezogene Daten in diese Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann. Beispielsweise sind US-Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffener hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z.B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

WIDERRUF IHRER EINWILLIGUNG ZUR DATENVERARBEITUNG

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

WIDERSPRUCHSRECHT GEGEN DIE DATENERHEBUNG IN BESONDEREN FÄLLEN SOWIE GEGEN DIREKTWERBUNG (ART. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

BESCHWERDERECHT BEI DER ZUSTÄNDIGEN AUFSICHTS­BEHÖRDE

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

RECHT AUF DATENÜBERTRAGBARKEIT

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

SSL- BZW. TLS-VERSCHLÜSSELUNG

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

AUSKUNFT, LÖSCHUNG UND BERICHTIGUNG

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

RECHT AUF EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

SERVER-LOG-DATEIEN

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

5. Plugins und Tools

YOUTUBE MIT ERWEITERTEM DATENSCHUTZ

Diese Website bindet Videos der YouTube ein. Betreiber der Seiten ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir nutzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus. Dieser Modus bewirkt laut YouTube, dass YouTube keine Informationen über die Besucher auf dieser Website speichert, bevor diese sich das Video ansehen. Die Weitergabe von Daten an YouTube-Partner wird durch den erweiterten Datenschutzmodus hingegen nicht zwingend ausgeschlossen. So stellt YouTube – unabhängig davon, ob Sie sich ein Video ansehen – eine Verbindung zum Google DoubleClick-Netzwerk her.

Sobald Sie ein YouTube-Video auf dieser Website starten, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Des Weiteren kann YouTube nach Starten eines Videos verschiedene Cookies auf Ihrem Endgerät speichern oder vergleichbare Wiedererkennungstechnologien (z.B. Device-Fingerprinting) einsetzen. Auf diese Weise kann YouTube Informationen über Besucher dieser Website erhalten. Diese Informationen werden u. a. verwendet, um Videostatistiken zu erfassen, die Anwenderfreundlichkeit zu verbessern und Betrugsversuchen vorzubeugen.

Gegebenenfalls können nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Weitere Informationen über Datenschutz bei YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

6. Analysetools und Werbung

LEAD FORENSICS

Zu Zwecken des Marketings und der Optimierung werden auf dieser Website Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens Lead Forensics (www.leadforensics.com) genutzt.

Lead Forensics ermittelt den tatsächlich zurückgelegten Verlauf Ihres Besuches dieser Website, inklusive sämtlicher Seiten, die durch Sie besucht und angesehen wurden und wie lange Sie auf dieser Seite verbracht haben. Soweit IP-Adressen erhoben werden, werden diese unverzüglich nach Erhebung anonymisiert. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Lead Forensics die erhobenen Informationen nutzen, um Ihren Besuch der Website auszuwerten, um Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Website-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Website-Betreiber zu erbringen. Der Hauptsitz von Lead Forensics befindet sich in Communication House 26 York Street, London, W1U 6PZ Grossbritannien.

Soweit wir hierbei personenbezogene Daten verarbeiten, tun wir dies aufgrund unserer berechtigten Interessen zur besseren Gestaltung unserer Website. Rechtsgrundlage ist die Wahrung der berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO. Sie können der Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch einen Klick auf diesen Link widersprechen. Wir speichern dann keine zusätzlichen Daten mehr.

Informationen zur GDPR-Compliance finden Sie hier:

www.leadforensics.com/official-announcement-lead-forensics-gdpr-compliant/

7. Audio- und Videokonferenzen

DATENVERARBEITUNG

Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.

ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGEN

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

SPEICHERDAUER

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

EINGESETZTE KONFERENZ-TOOLS

Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein:

MICROSOFT TEAMS

Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

ABSCHLUSS EINES VERTRAGS ÜBER AUFTRAGSVERARBEITUNG

Wir haben mit dem Anbieter von Microsoft Teams einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Microsoft Teams vollständig um.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.

AUFTRAGSVERARBEITUNG

Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Google Analytics vollständig um.

SPEICHERDAUER

Bei Google gespeicherte Daten auf Nutzer- und Ereignisebene, die mit Cookies, Nutzerkennungen (z. B. User ID) oder Werbe-IDs (z. B. DoubleClick-Cookies, Android-Werbe-ID) verknüpft sind, werden nach 14 Monaten anonymisiert bzw. gelöscht. Details hierzu ersehen Sie unter folgendem Link: https://support.google.com/analytics/answer/7667196?hl=de.

Informationen über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gegenüber dem
Betroffenen gem. Art. 13, 14 und 21 DSGVO bei der Nutzung des Chatbots

Die Unternehmensgruppe Gegenbauer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich auf
Basis der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – DSGVO) und des
neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

  1. Verantwortlicher

    Gegenbauer Wohnservice GmbH
    Eisenhutweg 108
    12487 Berlin
    Tel. +49 (0) 30 44670-0
    Fax +49 (0) 30 44670-90101
    E-Mail: info@gegenbauer.de
    Website: www.gegenbauer.de

    Soweit wir als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig werden, sind nicht wir, sondern
    der jeweilige Auftraggeber Verantwortlicher (dies kann z.B. Ihr Vermieter sein).

  2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

    RGM Facility Management GmbH
    Datenschutzbeauftragter
    Eisenhutweg 108
    12487 Berlin
    Tel. +49 (0) 30 44670-0
    Fax +49 (0) 30 44670-90101
    E-Mail: datenschutz@gegenbauer.de
  3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage

    a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs.1 Buchst. b DSGVO)
    Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zuge der Nutzung des Chatbots erfolgt zur Begründung,
    Durchführung und Beendigung eines zwischen Ihnen und uns bzw. zwischen unserem Kunden (z.B. Ihr
    Vermieter) und uns bestehenden Vertrages über die Erbringung von Dienst- und Werkleistungen sowie
    zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, wie etwa der Erstellung von Aufträgen, Anfragen oder
    Verträgen oder anderer auf einen Vertragsabschluss gerichtete Forderungen. Die Verarbeitung kann
    ferner zur Durchführung eines Vertrages erfolgen, bei der wir keine Vertragspartei sind, Sie oder unser
    Kunde den Vertrag jedoch mit einem Dritten geschlossen haben, der uns mit der Erfüllung einzelner ihn
    betreffender Pflichten aus diesem Vertragsverhältnis beauftragt hat.

    Mit Hilfe des Chatbots ist es für den Kunden möglich, Anfragen und Aufträge abzugeben, Wir haben im
    Zuge dessen die Möglichkeit, Anfragen und Aufträge anzunehmen.

    Darüber hinaus richten sich die Zwecke der Datenverarbeitung nach den konkreten geschuldeten
    Dienst- und Werkleistungen oder Produkten und können neben der klassischen Leistung unter anderem
    auch Bedarfsanalysen, Beratungen und Betreuung umfassen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der
    Datenverarbeitung sind den jeweiligen (auch vorvertraglichen) Vertragsunterlagen zu entnehmen sowie
    unter www.gegenbauer.de/kdn.

    Kunden, Lieferanten sowie Vertriebs- und Kooperationspartner kontaktieren wir während der
    Geschäftsbeziehung unter Verwendung der übermittelten Daten. Mitgeteilte Beschränkungen bei der
    Verwendung werden berücksichtigt.

    b) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)
    Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung besteht ferner, wenn Sie uns zuvor eine Einwilligung für den
    entsprechenden Verarbeitungszweck erteilt haben. Der Verarbeitungszweck ergibt sich aus einer
    Einwilligungserklärung. Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch
    den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf
    erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt. Den Widerruf können Sie richten an
    widerruf@gegenbauer.de.

    c) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs.1 Buchst. c DSGVO)
    Eine Verarbeitung kann ferner aufgrund von steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten erfolgen, die
    auf gesetzlichen Vorgaben beruhen.

    d) Im Rahmen der lnteressenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)
    Im Einzelfall ist es ferner erforderlich, Ihre Daten zu weiteren Zwecken zu verarbeiten, wobei dies auf
    einem berechtigten Interesse von uns oder Dritten beruht. Hierzu zählen unter anderem folgende
    Zwecke:

    • Bearbeitung von sonstigen Kontaktaufnahmen eines Betroffenen/Nutzers, die dieser über die
    bereitgestellte E-Mail-Adresse an uns sendet und nicht die Vorbereitung, Durchführung oder
    Beendigung eines Vertrages betreffen
    • Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (etwa im Rahmen der Benennung als
    Ansprechpartner, wenn Sie selbst nicht der Vertragspartner sind, sondern etwa nur ein
    Mitarbeiter unseres Vertragspartners bzw. Interessenten)
    • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und zu direkter Kundenansprache
    • Werbung, Markt- und Meinungsforschung oder Kundenbefragungen, soweit Sie der Nutzung
    Ihrer Daten nicht widersprochen haben
    • Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
    • Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw.
    Ausfallrisiken
    • Verhinderung von Straftaten und Sammlung von Beweismitteln
    • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und
    Produkten
    • Risikosteuerung in der Unternehmensgruppe Gegenbauer
    • Bearbeitung von Schadensersatzansprüchen und Versicherungsschäden einschließlich der
    gerichtlichen Geltendmachung oder Abwehr
    • Im Rahmen einer Due-Diligence

  4. Kategorien der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten
    Folgende Kategorien können bei der Nutzung des Chatbots verarbeitet werden:

    • Daten zur Person (z.B. Anrede, Name, Vorname, Funktion, Anschrift, IP-Adresse)
    • Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
    • Vertragsstammdaten (z.B. Firmenname, Daten im Zusammenhang mit dem Auftrag, Angaben
    zu Drittbegünstigten/Drittgläubigern, Mietvertragsnummer)
    • Leistungs- und Auftragsdaten (z.B. angefragte/beauftragte Bestelldaten/ Auftragsdaten,
    Startdatum, Enddatum, Schadenmeldung, Terminauswahl, ggf. Einbruchsmeldungen,
    Angaben, ob eine Hausratversicherung besteht)
    • Server-Log-Files
    oSession-ID
    oAnalysedaten von Fehlern, die bei einem Benutzer auftreten inkl. Fehlerdokumentation und
    teils der Benutzer-ID
    oBenutzerspezifische Einstellungen

  5. Cookies
    Die Anwendung verwendet so genannte Cookies. Hierbei handelt es sich um Textdateien, die in bzw.
    von Ihrem Internetbrowser auf Ihrem Computersystem gespeichert werden. Cookies dienen dazu, unser
    Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen.
    Technisch notwendige Cookies:

    • Session-Cookie (Name beginnt immer mit JSESSIONID): enthält eine Session-ID, um die
    Verbindung zur Webseite (Anmeldemaske) herzustellen (Speicherdauer: Session-Cookie wird
    nach Beendigung der Browsersitzung gelöscht)
    • cookie_user_id: erhebt die IP-Adresse und anonymisiert sie zu einer zufällig generierten,
    einmaligen UUID („Kontaktnummer“), um die Chatbot-Konversation während dem Besuch und
    der Navigation auf der Website aufrecht zu erhalten (Speicherdauer: cookie_user_id läuft nach
    7 Tagen ab)

  6. Einbindung von Links zu externen Seiten
    Wenn Sie einen auf der Webseite vorhandenen Link auf eine externe Seite anklicken, bewegen Sie
    sich außerhalb unserer Webseite. Die RGM Facility Management GmbH ist insb. nicht für den Inhalt,
    die Dienste und Datenschutzhinweise die auf der verlinkten Website angeboten bzw. zur Verfügung
    gestellt werden, verantwortlich.
  7. Empfänger und Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
    Die Unternehmensgruppe Gegenbauer hat sich dazu entschlossen, einzelne Verarbeitungstätigkeiten
    zu zentralisieren. Aus diesem Grund können innerhalb der Unternehmensgruppe diejenigen Stellen
    Zugriff auf Ihre Daten bekommen, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen
    Pflichten benötigen. Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies erforderlich
    ist, an von uns eingesetzte Dienstleister übermittelt, die sich uns gegenüber zusätzlich auf die Wahrung
    der datenschutzrechtlichen Grundsätze zu verpflichten haben (z.B. Bots4You GmbH in 57555
    Mudersbach, zwecks Bereitstellung und Nutzung des Chatbots sowie die PitCup GmbH in 69115
    Heidelberg, zwecks Erstellung, Bearbeitung und Monitoring von Aufträgen etc.).

    Ihre Daten können ferner an Unternehmen übermittelt werden, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig
    sind. Dies können sein: Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung,
    Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services, Controlling, Datenvernichtung,
    Einkauf/Beschaffung, Flächenmanagement, Beitreibung, Kundenverwaltung, Marketing,
    Medientechnik, Meldewesen, Research, Risikocontrolling, Telefonie, Videolegitimation,
    Webseitenmanagement, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Zahlungsverkehr.

    Sonstige Dritte erhalten von uns nur personenbezogene Daten, wenn gesetzliche Bestimmungen dies
    vorsehen, Sie eingewilligt haben oder wir ein berechtigtes Interesse verfolgen. Unter diesen
    Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

     Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen
    Verpflichtung
     Haftpflichtversicherungen (etwa in Fällen von Versicherungsschäden)

  8. Herkunft der personenbezogenen Daten
    Personenbezogene Daten können wir von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung bzw. der
    Nutzung des Chatbots erhalten.

    Personenbezogene Daten können darüber hinaus, soweit dies rechtlich zulässig ist, von anderen
    Unternehmen der Unternehmensgruppe Gegenbauer oder sonstige Dritte (z.B. Arbeitgeber, Kunde) an
    uns übermittelt werden. Diese Übermittlung kann etwa aufgrund einer Geschäftsbeziehung, eines
    berechtigten Interesses, einer Auftragsverarbeitung oder einer von Ihnen gegenüber dem Dritten oder
    dem Unternehmen der Unternehmensgruppe erteilten Einwilligung erfolgen. Eine Übermittlung kann
    aber zum Beispiel auch zur Erfüllung von Verträgen, die mit Ihnen bestehen, erforderlich sein.
    Personenbezogene Daten entnehmen wir darüber hinaus im Einzelfall auch aus öffentlich zugänglichen
    Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet).

  9. Datenübermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen
    Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes
    (sogenannte Drittstaaten) findet grundsätzlich nicht statt. Etwas Anderes gilt nur, soweit dies zur
    Durchführung des mit Ihnen bestehenden Vertragsverhältnisses zwingend erforderlich oder gesetzlich
    vorgeschrieben ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.
  10. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
    Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und
    gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Ist die Verarbeitung nicht mehr erforderlich, werden die Daten von
    uns gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen unsererseits
    dem entgegenstehen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können sich insbesondere aus dem
    Handels- und Steuergesetz ergeben und betragen zwischen 2 und 10 Jahren. Ein berechtigtes Interesse
    kann bei der Erhaltung von Beweismitteln vorliegen. In diesem Fall erfolgt eine Löschung nach Ablauf
    der jeweils geltenden Verjährungsfristen. Diese können bis zu 30 Jahren betragen; die Regelverjährung
    beträgt jedoch 3 Jahre.

    Die Server-Log-Files werden nach 7 Tagen gelöscht. Der Session-Cookie wird nach Beendigung der
    Browsersitzung automatisch gelöscht.

    Ist eine Löschung nicht möglich, wie etwa für Daten, die in einem elektronischen Archivsystem
    gespeichert sind, werden diese Daten für eine weitere Verarbeitung gesperrt.

  11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
    Zur Durchführung einer mit Ihnen bzw. mit unserem Kunden bestehenden Geschäftsbeziehung müssen
    diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme der
    Geschäftsbeziehung und Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind. Zur Bearbeitung
    der über den Chatbots gestellten Anfragen bzw. erteilten Aufträge ist es notwendig, die erforderlichen
    personenbezogenen Daten bereitzustellen. Eine Bereitstellungspflicht kann ferner aus dem Gesetz
    folgen. Ohne diese Daten können wir regelmäßig keinen Vertrag schließen bzw. Produkte bereitstellen
    und Dienstleistungen erbringen.
  12. Ihre Rechte
    Sie haben jederzeit das Recht auf:

    • Auskunft (Art. 15 DSGVO) der Sie betreffenden personenbezogenen Daten,
    • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) der Sie betreffenden
    personenbezogenen Daten,
    • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).

    Bei Vorliegen der in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen können Sie von uns den Erhalt Ihrer
    personenbezogenen Daten, die Sie uns auf Grund einer Einwilligung oder eines Vertrages bereitgestellt
    haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder deren Übermittlung an
    einen anderen Verantwortlichen verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).

    Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) beruht,
    können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der auf Grund der
    Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt hiervon unberührt.

    Zur Geltendmachung all dieser Rechte sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten
    können Sie sich jederzeit an die unter Punkt 2 genannten Kontaktdaten wenden.

    Sie haben ferner hat das Recht auf eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO),
    insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des
    mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer
    personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt.

    Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist

    Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
    Friedrichstraße 219
    10969 Berlin
    mailbox@datenschutz-berlin.de

    Weitere verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe, die Ihnen möglicherweise zustehen,
    bleiben hiervon unberührt.

    Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
    Sie haben jederzeit das Recht, aus persönlichen Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer
    Daten einzulegen, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen
    Dritter erforderlich ist (Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Ihren Widerspruch und dessen
    Begründung richten Sie bitte an widerruf@gegenbauer.de.

    Wir werden anhand der von Ihnen angegebenen Gründe unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von
    einem Monat nach Zugang Ihres Widerspruchs, prüfen, ob wir zur Löschung Ihrer Daten verpflichtet
    sind, oder eine weitere Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zur Wahrung überwiegender schutzwürdiger
    Interessen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich
    ist. Über das Ergebnis unserer Prüfung werden wir Sie schriftlich oder in Textform unterrichten.

  13. Automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)
    Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) findet in der Unternehmensgruppe
    Gegenbauer nicht statt. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber
    gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.

    Stand: 12/2022